個人情報のお取り扱いについて

１．個人情報の利用目的について

当社は、個人情報の保護に関する法律、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づき、以下のとおり区分されるお客さまの個人情報を、以下の利用目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。
また、当社は、お客さまにとって利用目的が明確になるように具体的に定めるとともに、利用目的を限定するよう努めます。

【個人情報の区分（識別・属性情報）】

氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、eメールアドレス、勤務先（勤務先の情報も含む）等のお客さまの属性に関する情報

【利用目的】

• 契約の履行、履行請求、契約交渉、諸連絡並びに御挨拶状の送付等のため
• 当社にお問い合わせをいただいた方の個人情報に関して、お問合せへの回答のため

２．個人情報の適正な取得について

当社は、お客さまの個人情報を適正に取得いたします。
当社では、例えば、以下のような情報源から個人情報を取得することがあります。

（取得する情報源の例）

• お客さまとのお取引の際に、お客さまがご記入・ご提出いただく書類等
• お客さまとの名刺交換またはセミナーや展示会等でご提出いただいた名刺

３．個人情報の第三者への提供について

当社は、お客さまの個人情報を、法令等に定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく第三者へ提供することはいたしません。

４．個人情報の取り扱いの委託について

お客さまへのより良いサービスの提供のため、個人情報の取り扱いを外部の業務受託事業者に委託する場合があります。委託にあたっては、個人情報を適切に取り扱う委託先を選定し、委託先で適切な管理が実施できるよう必要な事項を取り決め、当社同様に個人情報の適切な管理を要求し、お客さまの個人情報保護に努めます。業務受託事業者とは、個人情報の共有に際して守秘義務を含む契約を締結し、必要な範囲内で必要な情報のみを開示し、サービスの提供を目的とする以外での情報の利用を禁止しております。

当社では、例えば、以下のような場合に、個人情報の取り扱いの委託を行っております。
（委託する業務の例）

• 情報システムの運用・保守に関わる業務
• 法定調書の作成に関わる業務

５．個人情報の共同利用について

• 当社はお客さまの多様なご期待にお応えするために、上記１．により区分されるお客さまの個人情報を、当社の連結子会社および三菱HCキャピタルグループ各社を共同利用者として、上記１．に記載した利用目的の範囲内で共同して利用することがあります。
• 個人情報の管理について責任を有する者の名称、住所、代表者の氏名
  HSE株式会社
  〒317-0073　茨城県日立市幸町三丁目２番２号
  代表取締役　石田　桂

６．個人情報の開示等請求手続について

お客さまの個人情報について、お客さまご本人またはその代理人より、その利用目的の通知、開示・訂正・追加・削除、利用停止・消去、および第三者への提供の停止（以下、「開示等」といいます。）に関するご請求をいただいた場合には、第三者への個人情報の漏洩、または情報の改ざんを防止するために、ご本人またはその代理人であることを当社が確認できた後、法令等に定める場合を除き、以下の要領で遅滞なく対応いたします。

• 開示等請求手続の対象となる個人情報の項目
  氏名、生年月日、住所、電話番号等
• お申し込み者
  • ご本人
  • ご本人が未成年者または成年被後見人の場合の法定代理人
  • ご本人が委任した代理人
• お申し込み受付窓口と受付時間
  1. 受付窓口
     以下の受付窓口まで、お申し込み必要書類をご提出ください。
     〒317-0073　茨城県日立市幸町三丁目２番２号
     HSE株式会社　経営企画部
     TEL 0294-55-7808
  2. 受付時間 当社営業日の9:00～17:00（12:00～13:00は除く）
• お申し込み必要書類
  1. 当社所定の申込書「個人情報開示申込書・個人情報調査依頼書」
     （本申込書のお取り寄せについては、当社受付窓口までご連絡ください。）
  2. 本人確認のための書類

  3. 運転免許証、健康保険の被保険者証、年金手帳、身体障害者手帳、マイナンバーカード、旅券（パスポート）、その他公的に本人を証明する書類（有効期限内）の写し1点。
     ただし、写真貼付が無い証明書類の場合には、2種類以上の証明書類（有効期限内）の写しが必要となります。
     なお、ご郵送の場合は、上記に加え、印鑑証明書1通（発行日より3ヶ月以内）が必要となります。

  4. 代理人による開示等請求の場合は、上記（イ）に加え、代理権があることを確認するための書類

  5. （a）法定代理人

     • 未成年者の場合………本人の戸籍謄本（発行日より3ヶ月以内）
     • 成年被後見人の場合…本人の登記事項証明書（発行日より3ヶ月以内）

     （b）任意代理人
     本人の印鑑証明書（発行日より3ヶ月以内）および委任状

• 手数料
  開示等のうち、開示についてご請求の場合は、お申し込み受付時に手数料1,000円（含む消費税額等）をお支払いただきます。
  なお、当社が開示する個人情報が事実と異なる場合は、直ちにご返却いたします。
• 開示等請求への対応
  
  1. 回答方法
     回答はご本人またはその代理人に電磁的記録の提供による方法、または書面にて通知いたします。
     ただし、代理人によるご請求であっても、ご本人に直接回答することがございますので、あらかじめご了承ください。
  2. 以下に該当する場合は、開示をいたしかねますので、あらかじめご了承ください。開示しないことを決定した場合は、その旨の理由を付してご通知申し上げます。また、この場合も所定の手数料をお支払いただきます。
     （a） ご本人の確認ができない場合
     （b） 代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
     （c） 所定の申し込み必要書類に不備があった場合
     （d） 所定の手数料のお支払がない場合
     （e） 開示請求のあった個人情報が、保有個人データに該当しない場合
     （f） 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利害を害するおそれがある場合
     （g） 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
     （h） 他の法令に違反することとなる場合
• 開示等請求手続に関して取得する個人情報の利用目的
  開示等請求手続により当社が取得する個人情報は、当該手続のための調査、本人確認、開示等請求に対する回答に利用いたします。

７．お問い合わせ、苦情・相談等の受付窓口および個人情報保護統括責任者の代理人について

当社は、お客さまからご本人の個人情報についてのお問い合わせや苦情・相談等のお申出があった場合には、適切かつ迅速に対処いたします。
お問い合わせや苦情・相談等の受付窓口および当社の個人情報保護統括責任者の代理人は以下のとおりです。

安全管理のために講じた措置について

当社は、当社で取り扱うすべての個人情報の漏えい等を防止し、適切に管理するため、以下の安全管理措置を講じております。

【基本方針の策定】

個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。

【個人情報の取扱いに係る規律の整備】

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人情報の取扱規程を策定しています。

【組織的安全管理措置】

個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取扱う役職員および当該役職員が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法令や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部門による監査等を実施しています。

【人的安全管理措置】

個人情報の取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な研修を実施しています。
個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

【物理的安全管理措置】

個人情報を取り扱う区域において、役職員の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事務所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。

【技術的安全管理措置】

アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報の範囲を限定しています。
個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

【外的環境の把握】

外国において個人情報を取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。